Online randevu sistemi nasıl kurulur?
Kuaför, güzellik salonu ve klinikler için
Telefonla randevu vermek, gün içinde sık sık işi bırakıp telefona bakmak demektir. Online randevu sisteminde müşteri işletmenin randevu sayfasını açar, hizmeti ve personeli seçer, yalnızca gerçekten boş olan saatlerden birini alır. Randevu takvime kendiliğinden düşer, müşteriye onay ve hatırlatma gider.
Bu rehber kuaför, berber, güzellik salonu, klinik, diyetisyen ve fizyoterapist gibi randevuyla çalışan işletmeler için hazırlandı. Kurulum adımlarını, sistem seçerken sormanız gereken soruları ve gelmeyen müşteriyi azaltmanın yollarını anlatıyoruz.
Online randevu sistemi ne sağlar?
- Günün her saati randevu: Müşteri gece de randevu alabilir; telefonun açık olması gerekmez.
- Çakışmasız takvim: Aynı personele aynı saate iki randevu verilmez.
- Daha az unutulan randevu: Hatırlatma mesajı unutmayı azaltır; gelmeyen müşteriyi müşteri kartında görürsünüz.
- Müşteri geçmişi: Kim, hangi hizmeti, ne zaman aldı; notlarla birlikte tek yerde.
- Personel düzeni: Her çalışan kendi takvimini görür, resepsiyon tüm salonu yönetir.
Kurulum adımları
- Hizmetleri listeleyin. Saç kesimi, fön, boya, cilt bakımı, kontrol muayenesi gibi her hizmetin süresini ve fiyatını yazın. Boya gibi uzun işlemlerde gerçek süreyi kullanın; kısa yazılan süre takvimi sıkıştırır.
- Ara süre belirleyin. Temizlik ya da hazırlık için iki randevu arasında boşluk gerekiyorsa bunu hizmete ekleyin; sistem bu süreyi bir sonraki randevuya vermez.
- Personeli ve çalışma saatlerini girin. Her çalışanın haftalık saatlerini, öğle arasını ve izin günlerini tanımlayın. Bayram gibi işletmenin kapalı olduğu günleri de ekleyin.
- Kim hangi hizmeti verir, belirleyin. Müşteri yalnızca o hizmeti veren kişileri görür. “Fark etmez” seçeneğiyle o saatte uygun olan personele randevu alabilir.
- Kuralları seçin. En erken kaç saat sonrasına randevu alınabilsin, takvim en fazla kaç gün ileriye açık olsun, müşteri randevusunu kaç saat öncesine kadar iptal edebilsin? Randevular kendiliğinden mi onaylansın, yoksa siz mi onaylayacaksınız?
- Randevu bağlantınızı paylaşın. Bağlantıyı Instagram profilinize, Google işletme profilinize ve WhatsApp mesajlarınıza ekleyin; QR kodu vitrine ve kasaya asın.
- İlk haftayı izleyin. Hizmet sürelerini ve molaları gerçek akışa göre düzeltin.
Sistem seçerken bakılacaklar
| Ölçüt | Sorulacak soru |
|---|---|
| Gerçek boş saat | Çalışma saatleri, molalar, izinler ve hizmet süreleri birlikte hesaplanıyor mu? |
| Çift randevu engeli | İki müşteri aynı anda aynı saati seçerse ne oluyor? |
| Personel seçimi | Müşteri personel seçebiliyor mu, “fark etmez” seçeneği var mı? |
| Hatırlatma | Hatırlatma e-postayla mı, SMS ile mi gidiyor? Hangisi pakete dahil? |
| Müşterinin kendi işlemi | Müşteri randevusunu kendisi iptal edip başka saate alabiliyor mu? |
| Roller | Resepsiyon ve personel için ayrı yetkiler var mı? |
| Ön ödeme | Kapora alınabiliyor mu? İşiniz için şartsa baştan sorun. |
| Fiyat | Ücret personel sayısına göre mi artıyor, randevu sayısında sınır var mı? |
Dürüst olmak gerekirse: Randevubulut bugün onay ve hatırlatmaları e-postayla gönderir. SMS hatırlatma ve ön ödeme (kapora) henüz yok, yol haritasında. Kapora sizin için vazgeçilmezse kararınızı bunu bilerek verin.
Randevu bağlantısı nerede paylaşılmalı?
Online randevu sistemi ancak müşteri bağlantıyı bulabildiğinde işe yarar. Bağlantıyı müşterinin sizi aradığı her yere koyun:
- Instagram: Profildeki bağlantı alanına ve öne çıkan hikâyelere ekleyin.
- Google işletme profili: Randevu ya da web sitesi alanına randevu sayfanızı yazın; haritada sizi bulan müşteri doğrudan randevu alabilir.
- WhatsApp: Randevu soran müşteriye bağlantıyı gönderin; WhatsApp Business'ta hazır yanıt olarak kaydedebilirsiniz.
- Vitrin ve kasa: QR kodlu afişi kapıya ve kasaya asın; işletmenin önünden geçen ya da çıkışta bir sonraki randevuyu almak isteyen müşteri kodu okutur.
- Kartvizit ve fiş: Kısa adresi kartvizitinize yazdırın.
İlk haftalarda müşterilerin bir kısmı yine telefonla arayacaktır. Telefonda randevu verirken de aynı takvimi kullanın; böylece online sayfada o saat kendiliğinden dolu görünür.
Gelmeyen müşteriyi azaltmak için
- Randevudan önce hatırlatma gönderin; Randevubulut hatırlatmayı belirlediğiniz süre kadar önce kendiliğinden yollar.
- Müşteriye randevusunu kolayca iptal edebileceği bir yol verin. İptal edilen saat başka bir müşteriye açılır.
- İptal süresini açıkça yazın, örneğin randevudan 3 saat öncesine kadar.
- Sık gelmeyen müşteriyi müşteri kartından takip edin, gerekirse randevusunu telefonla teyit edin.
- Onay mesajında adresinizi ve yol tarifini paylaşın.
Online randevu sisteminin maliyeti
Online randevu programları çoğunlukla personel sayısına göre aylık ya da yıllık ücretlendirilir. Karşılaştırırken randevu sayısında sınır olup olmadığına, SMS'in ayrıca ücretlendirilip ücretlendirilmediğine ve müşteri verilerinin KVKK'ya uygun nasıl tutulduğuna bakın.
Randevubulut yıllık tek ödemeyle çalışır: tek kişilik işletmeler için ₺790, 5 personele kadar ₺1.990, sınırsız personel için ₺3.990 (yıllık, KDV hariç). Randevu sayısı sınırsızdır. Ayrıntılar: Randevubulut paketleri.
Sık sorulan sorular
Müşterinin uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. Randevu sayfası telefonda tarayıcıda açılır; müşteri adını, telefonunu ve e-postasını yazıp randevu alır.
Aynı saate iki randevu düşebilir mi?
Randevubulut'ta hayır. Boş saatler çalışma saatleri, molalar, izinler ve hizmet sürelerine göre hesaplanır; iki kişi aynı anda aynı saati seçse bile yalnızca biri kaydedilir.
Müşteri randevusunu iptal edebilir mi?
Evet. Onay e-postasındaki bağlantıyla ya da randevu kodu ve telefon numarasıyla randevusunu açar; işletmenin belirlediği iptal süresi dolmadıysa iptal eder ya da başka saate alır.
Hatırlatmalar nasıl gidiyor?
Onay, değişiklik ve hatırlatma e-postaları kendiliğinden gider; müşteri randevuyu telefon takvimine ekleyebilir. SMS hatırlatma yol haritasında.
Tek başıma çalışıyorum, işime yarar mı?
Evet. Tekli paket tek personel takvimi içindir; randevu vermek için elinizdeki işi bırakmanız gerekmez.