Hogyan vezessen be online foglalási rendszert?
Fodrászatoknak, szépségszalonoknak és klinikáknak
Telefonon időpontot adni azt jelenti, hogy napközben újra és újra félbe kell hagyni a munkát a telefon miatt. Online foglalási rendszerben az ügyfél megnyitja a vállalkozás foglalóoldalát, kiválasztja a szolgáltatást és a munkatársat, és csak a valóban szabad időpontok közül választhat. A foglalás magától bekerül a naptárba, az ügyfél pedig visszaigazolást és emlékeztetőt kap.
Ez az útmutató időpontra dolgozó vállalkozásoknak készült: fodrászatoknak, borbélyoknak, szépségszalonoknak, klinikáknak, dietetikusoknak és gyógytornászoknak. Bemutatjuk a bevezetés lépéseit, a rendszerválasztáskor feltenni érdemes kérdéseket, és azt, hogyan csökkentheti a meg nem jelenő ügyfelek számát.
Mit ad egy online foglalási rendszer?
- Foglalás a nap bármely órájában: az ügyfél éjjel is foglalhat; nem kell, hogy a telefon mellett legyen valaki.
- Ütközésmentes naptár: ugyanahhoz a munkatárshoz ugyanarra az időpontra nem kerül két foglalás.
- Kevesebb elfelejtett időpont: az emlékeztető csökkenti a feledékenységet; a meg nem jelent ügyfelet az ügyfélkártyán látja.
- Ügyfélelőzmények: ki, milyen szolgáltatást, mikor vett igénybe – megjegyzésekkel együtt, egy helyen.
- Rend a csapatban: minden munkatárs a saját naptárát látja, a recepció az egész szalont kezeli.
A bevezetés lépései
- Sorolja fel a szolgáltatásokat. Írja meg minden szolgáltatás – hajvágás, szárítás, festés, arckezelés, kontrollvizsgálat – időtartamát és árát. Hosszú kezeléseknél, például festésnél, a valós időt adja meg; a túl rövidre szabott idő összenyomja a naptárat.
- Határozzon meg szünetidőt. Ha két foglalás között takarításra vagy előkészületre van szükség, adja hozzá ezt a szolgáltatáshoz; a rendszer ezt az időt nem adja oda a következő foglalásnak.
- Adja meg a munkatársakat és a munkaidőt. Rögzítse minden munkatárs heti beosztását, ebédszünetét és szabadnapjait. Vegye fel azokat a napokat is, például ünnepnapokat, amikor a vállalkozás zárva tart.
- Határozza meg, ki milyen szolgáltatást végez. Az ügyfél csak azokat a munkatársakat látja, akik az adott szolgáltatást nyújtják. A „mindegy” lehetőséggel ahhoz a munkatárshoz foglalhat, aki abban az időpontban szabad.
- Állítsa be a szabályokat. Legkorábban hány órával előre lehessen foglalni, legfeljebb hány napra előre legyen nyitva a naptár, és legkésőbb hány órával előtte mondhassa le az ügyfél az időpontját? A foglalások automatikusan igazolódjanak vissza, vagy Ön hagyja jóvá őket?
- Ossza meg foglalási linkjét. Tegye ki a linket Instagram-profiljára, Google Cégprofiljára és WhatsApp-üzeneteibe; a QR-kódot pedig a kirakatba és a pulthoz.
- Figyelje az első hetet. Igazítsa a szolgáltatások időtartamát és a szüneteket a valós működéshez.
Mire figyeljen rendszerválasztáskor?
| Szempont | A kérdés, amit fel kell tenni |
|---|---|
| Valódi szabad időpont | Együtt számol-e a rendszer a munkaidővel, a szünetekkel, a szabadságokkal és a szolgáltatások hosszával? |
| Dupla foglalás kizárása | Mi történik, ha két ügyfél egyszerre ugyanazt az időpontot választja? |
| Munkatársválasztás | Választhat-e az ügyfél munkatársat, és van-e „mindegy” lehetőség? |
| Emlékeztető | E-mailben vagy SMS-ben megy ki az emlékeztető? Melyik része a csomagnak? |
| Önkiszolgálás | Le tudja-e mondani vagy át tudja-e tenni az ügyfél maga az időpontját? |
| Szerepkörök | Vannak-e külön jogosultságok a recepciónak és a munkatársaknak? |
| Előleg | Lehet-e foglalót kérni? Ha ez feltétel az Ön vállalkozásánál, kérdezzen rá az elején. |
| Ár | A munkatársak számával nő a díj? Van-e korlát a foglalások számára? |
Őszintén szólva: a Randevubulut ma e-mailben küldi a visszaigazolásokat és az emlékeztetőket. Az SMS-emlékeztető és az előlegfizetés (foglaló) még nem érhető el, a fejlesztési tervben szerepel. Ha a foglaló Önnek nélkülözhetetlen, ennek tudatában döntsön.
Hol ossza meg a foglalási linket?
Az online foglalási rendszer csak akkor működik, ha az ügyfél megtalálja a linket. Tegye ki mindenhová, ahol az ügyfelek Önt keresik:
- Instagram: a profil linkmezőjébe és a kiemelt történetekbe.
- Google Cégprofil: a foglalás vagy a weboldal mezőjébe írja be foglalóoldala címét; aki a térképen talál rá, közvetlenül foglalhat.
- WhatsApp: küldje el a linket az időpontot kérdező ügyfélnek; a WhatsApp Businessben gyors válaszként is elmentheti.
- Kirakat és pult: tegye ki a QR-kódos plakátot az ajtóra és a pulthoz; aki elhalad az üzlet előtt, vagy távozáskor foglalna következő időpontot, beolvassa a kódot.
- Névjegy és blokk: nyomtassa a rövid címet a névjegykártyájára.
Az első hetekben az ügyfelek egy része továbbra is telefonon hív majd. Telefonos foglalásnál is ugyanazt a naptárat használja; így az az időpont az online oldalon magától foglaltként jelenik meg.
Hogyan csökkentheti a meg nem jelenő ügyfelek számát?
- Küldjön emlékeztetőt az időpont előtt; a Randevubulut a megadott idővel korábban automatikusan kiküldi.
- Adjon az ügyfélnek egyszerű lemondási lehetőséget. A lemondott időpont más ügyfél számára szabaddá válik.
- Tüntesse fel egyértelműen a lemondási határidőt, például legkésőbb 3 órával az időpont előtt.
- A gyakran meg nem jelenő ügyfeleket kövesse az ügyfélkártyán, és szükség esetén erősítse meg időpontjukat telefonon.
- A visszaigazoló üzenetben adja meg címét és az útvonalat.
Mennyibe kerül egy online foglalási rendszer?
Az online foglalási programok díja többnyire a munkatársak számától függő havi vagy éves díj. Összehasonlításkor nézze meg, van-e korlát a foglalások számára, külön kell-e fizetni az SMS-ekért, és hogyan, a KVKK-nak (a személyes adatok védelméről szóló török törvény) megfelelően kezelik-e az ügyféladatokat.
A Randevubulut egyszeri éves fizetéssel működik: egyszemélyes vállalkozásoknak ₺790, legfeljebb 5 munkatársig ₺1 990, korlátlan számú munkatárshoz ₺3 990 (évente, ÁFA nélkül). A foglalások száma korlátlan. Részletek: a Randevubulut csomagjai.
Gyakran ismételt kérdések
Le kell töltenie az ügyfélnek egy alkalmazást?
Nem. A foglalóoldal a telefon böngészőjében nyílik meg; az ügyfél megadja nevét, telefonszámát és e-mail-címét, és lefoglalja az időpontot.
Kerülhet két foglalás ugyanarra az időpontra?
A Randevubulutban nem. A szabad időpontokat a munkaidő, a szünetek, a szabadságok és a szolgáltatások hossza alapján számolja a rendszer; ha ketten egyszerre választják ugyanazt az időpontot, csak az egyik foglalás jön létre.
Lemondhatja az ügyfél az időpontját?
Igen. A visszaigazoló e-mailben kapott linkkel, vagy a foglalási kóddal és telefonszámával megnyitja a foglalását; ha a vállalkozás által megadott lemondási határidő még nem járt le, lemondja vagy más időpontra teszi át.
Hogyan mennek ki az emlékeztetők?
A visszaigazoló, módosítási és emlékeztető e-mailek automatikusan mennek ki; az ügyfél a telefonja naptárába is felveheti az időpontot. Az SMS-emlékeztető a fejlesztési tervben szerepel.
Egyedül dolgozom. Nekem is hasznos?
Igen. Az Egyéni csomag egy munkatársi naptárhoz készült; nem kell félbehagynia a munkát azért, hogy időpontot adjon.