Как внедрить систему онлайн-записи?
Для парикмахерских, салонов красоты и клиник
Записывать клиентов по телефону — значит постоянно отвлекаться от работы на звонки. В системе онлайн-записи клиент открывает страницу записи, выбирает услугу и сотрудника и занимает только действительно свободное время. Запись сама попадает в календарь, а клиенту приходят подтверждение и напоминание.
Это руководство подготовлено для бизнеса, работающего по записи: парикмахерских, барбершопов, салонов красоты, клиник, диетологов и физиотерапевтов. Рассказываем о шагах настройки, вопросах, которые стоит задать при выборе системы, и способах сократить неявки.
Что даёт система онлайн-записи?
- Запись в любое время суток: клиент может записаться даже ночью — держать телефон под рукой не нужно.
- Календарь без накладок: к одному сотруднику на одно время не будет двух записей.
- Меньше забытых визитов: напоминания снижают число пропусков, а неявки видны в карточке клиента.
- История клиента: кто, какую услугу и когда получал — вместе с заметками в одном месте.
- Порядок в работе персонала: каждый сотрудник видит свой календарь, а администратор управляет всем салоном.
Шаги настройки
- Составьте список услуг. Укажите длительность и цену каждой услуги: стрижка, укладка, окрашивание, уход за кожей, контрольный осмотр. Для долгих процедур вроде окрашивания указывайте реальное время — заниженная длительность уплотняет календарь.
- Задайте перерывы. Если между записями нужно время на уборку или подготовку, добавьте его к услуге — система не отдаст это время следующему клиенту.
- Внесите сотрудников и часы работы. Укажите для каждого сотрудника рабочие часы на неделе, обеденный перерыв и выходные. Добавьте и дни, когда заведение закрыто, например праздники.
- Определите, кто какие услуги оказывает. Клиент видит только тех, кто выполняет выбранную услугу. С вариантом «любой мастер» он записывается к сотруднику, свободному в это время.
- Выберите правила. За сколько часов минимум можно записаться, на сколько дней вперёд открыт календарь, за сколько часов клиент может отменить запись? Подтверждаются ли записи автоматически или вами вручную?
- Поделитесь ссылкой на запись. Добавьте ссылку в профиль Instagram, в профиль компании в Google и в сообщения WhatsApp; повесьте QR-код на витрине и у кассы.
- Понаблюдайте первую неделю. Скорректируйте длительность услуг и перерывы по реальному потоку.
На что смотреть при выборе системы
| Критерий | Вопрос к поставщику |
|---|---|
| Реальное свободное время | Учитываются ли вместе часы работы, перерывы, отпуска и длительность услуг? |
| Защита от двойной записи | Что будет, если два клиента одновременно выберут одно и то же время? |
| Выбор сотрудника | Может ли клиент выбрать сотрудника, есть ли вариант «любой мастер»? |
| Напоминания | Напоминания уходят по e-mail или SMS? Что входит в пакет? |
| Самостоятельные действия клиента | Может ли клиент сам отменить запись и перенести её на другое время? |
| Роли | Есть ли отдельные права для администратора и сотрудников? |
| Предоплата | Можно ли брать предоплату? Если для вас это обязательно, спросите сразу. |
| Цена | Растёт ли стоимость с числом сотрудников, есть ли ограничение по числу записей? |
Скажем честно: сейчас Randevubulut отправляет подтверждения и напоминания по e-mail. SMS-напоминаний и предоплаты пока нет — они в планах развития. Если предоплата для вас обязательна, учитывайте это при выборе.
Где разместить ссылку на запись?
Онлайн-запись работает, только если клиент может найти ссылку. Размещайте её везде, где вас ищут:
- Instagram: в поле ссылки в профиле и в закреплённых историях.
- Профиль компании в Google: укажите страницу записи в поле записи или сайта — клиент, нашедший вас на карте, сможет сразу записаться.
- WhatsApp: отправляйте ссылку клиентам, которые спрашивают о записи; в WhatsApp Business её можно сохранить как быстрый ответ.
- Витрина и касса: повесьте плакат с QR-кодом на дверь и у кассы — код отсканирует и прохожий, и клиент, который на выходе хочет записаться на следующий визит.
- Визитки и чеки: напечатайте короткий адрес на визитке.
В первые недели часть клиентов всё равно будет звонить. При записи по телефону используйте тот же календарь — тогда на онлайн-странице это время автоматически станет занятым.
Как сократить неявки
- Отправляйте напоминание перед визитом; Randevubulut сам пришлёт его за выбранное вами время.
- Дайте клиенту простой способ отменить запись. Освободившееся время открывается для других клиентов.
- Чётко укажите срок отмены, например не позднее чем за 3 часа до визита.
- Отслеживайте клиентов с частыми неявками по карточке клиента и при необходимости подтверждайте их записи по телефону.
- Укажите в письме с подтверждением адрес и как добраться.
Сколько стоит система онлайн-записи
Программы онлайн-записи обычно тарифицируются помесячно или за год в зависимости от числа сотрудников. При сравнении проверьте, есть ли ограничение по числу записей, оплачиваются ли SMS отдельно и как хранятся данные клиентов в соответствии с KVKK (Законом Турции о защите персональных данных).
Randevubulut оплачивается единым платежом за год: ₺790 для частных мастеров, ₺1 990 — до 5 сотрудников, ₺3 990 — без ограничения сотрудников (в год, без НДС). Число записей не ограничено. Подробнее: пакеты Randevubulut.
Частые вопросы
Нужно ли клиенту скачивать приложение?
Нет. Страница записи открывается в браузере телефона: клиент указывает имя, телефон и e-mail и записывается.
Могут ли две записи попасть на одно время?
В Randevubulut — нет. Свободное время рассчитывается с учётом часов работы, перерывов, отпусков и длительности услуг; даже если два человека одновременно выберут одно время, сохранится только одна запись.
Может ли клиент отменить запись?
Да. Он открывает запись по ссылке из письма с подтверждением или по коду записи и номеру телефона и, если срок отмены, заданный заведением, не истёк, отменяет её или переносит на другое время.
Как отправляются напоминания?
Письма с подтверждением, изменением и напоминанием уходят автоматически; клиент может добавить запись в календарь телефона. SMS-напоминания в планах развития.
Я работаю один — мне это подойдёт?
Да. Пакет «Соло» рассчитан на один календарь; чтобы записать клиента, не придётся отрываться от работы.