Программа учёта выездных сотрудников: наряд-заказы и GPS-контроль визитов
В компаниях, работающих «в поле», — сервисных, обслуживающих, клининговых, дезинсекционных, охранных — руководитель обычно задаёт одни и те же вопросы: куда сегодня ездила бригада? Какая работа закончена, а какая ждёт? У кого застряла заявка клиента? Программа учёта выездных сотрудников отвечает на эти вопросы без бесконечных звонков.
В этом руководстве рассказываем, как организовать учёт наряд-заказов и визитов, на что смотреть в программе и как сохранить конфиденциальность сотрудников.
Какие задачи решает учёт выездных работ?
- Кто где? Фиксируется место начала визита; визит, начатый вдали от адреса клиента, помечается.
- В каком состоянии работа? Этапы «заявка», «согласование», «назначение», «в работе» и «выполнено» видны всем на одном экране.
- Что сделано? Фото, заметки и чек-лист становятся записью о выполненной работе — информировать клиента проще.
- Кто что видит? Выездной сотрудник видит только свои работы, клиент — только свои заявки.
Как выстроить работу с наряд-заказами?
Наряд-заказ — единая запись о предстоящей работе: какой клиент, какой адрес, что сделать, к какому сроку и кто исполнитель. Хорошо выстроенный процесс выглядит так:
- Заявка: клиент создаёт заявку в портале, или офис вносит заявку, полученную по телефону.
- Согласование: руководитель или планировщик одобряет заявку либо отклоняет её с указанием причины.
- Назначение: работа назначается выездному сотруднику, указываются приоритет и срок.
- В работе: сотрудник приступает к работе, отмечает пункты чек-листа и при необходимости оставляет заметку в переписке.
- Выполнено: работа закрывается с результатом и фото, клиент видит статус.
Работа, созданная самим офисом, может стартовать сразу как согласованная — проводить каждую задачу через все этапы не обязательно. Главное, чтобы статус работы обновлялся в системе, а не в телефонных разговорах.
Как работает GPS-контроль визитов?
При визите с контролем геолокации в момент начала визита фиксируется местоположение телефона и рассчитывается расстояние до сохранённого адреса клиента. Визиты, начатые за пределами заданного радиуса (в Sahabulut по умолчанию 300 метров) или без определения местоположения, помечаются. В конце дня руководитель просматривает только помеченные визиты и быстро проводит проверку.
Здесь есть важное различие: фиксировать местоположение в момент визита и следить за сотрудником весь день — не одно и то же. Sahabulut определяет местоположение только при начале визита и с разрешения сотрудника, без постоянного фонового отслеживания. Такой подход помогает сотрудникам принять систему и сохраняет обработку персональных данных в разумных пределах.
Связь между офисом и выездными сотрудниками
Больше всего времени в выездной работе часто отнимает не сама работа, а разговоры о ней: какой был адрес, что просил клиент, пришла ли деталь, закончена ли работа? Когда эти разговоры остаются в телефоне и мессенджерах, они теряются, а следующий сотрудник задаёт те же вопросы заново.
Переписка, привязанная к наряд-заказу, решает эту проблему. Планировщик пишет заметку в наряд-заказе, выездной сотрудник задаёт вопрос там же и прикрепляет фото. Внутренние заметки видны только сотрудникам компании: открытая для клиента переписка и внутренние заметки команды не смешиваются. Когда через несколько месяцев снова едете к тому же клиенту, прошлые работы и заметки хранятся в его карточке.
Чек-лист для выбора программы
- Сравнивается ли место визита с адресом клиента, можно ли настроить допустимое расстояние?
- Можно ли добавить к визиту фото и заметки?
- Есть ли в наряд-заказе приоритет, срок и чек-лист?
- Может ли клиент сам создать заявку и следить за её статусом? Скрыты ли от клиента внутренние заметки?
- Можно ли разделить роли: руководитель, планировщик, выездной сотрудник и клиент?
- Можно ли добавить в карточку клиента собственные поля компании (номер договора, модель оборудования, регион и т. п.)?
- Удобно ли работать с телефона? Для выездных сотрудников это главный критерий.
- Как растёт цена с увеличением числа сотрудников?
Внедрение: первые две недели
| Срок | Что сделать |
|---|---|
| 1-й день | Добавьте команду, распределите роли, задайте допустимое расстояние для визитов. |
| 2-й день | Внесите клиентов и их адреса; проверьте, что точки на карте стоят правильно. |
| 3-й день | Запишите пункты проверки для типовых работ — они понадобятся при создании наряд-заказов. |
| 4-й и 5-й дни | Протестируйте систему с двумя-тремя сотрудниками, соберите обратную связь. |
| 2-я неделя | Подключите всю команду; запустите клиентский портал с ключевыми клиентами. |
Сколько стоит программа учёта выездных сотрудников
Программы учёта выездных работ обычно тарифицируются помесячно в зависимости от числа сотрудников. В Sahabulut пакет «Стартовый» до 3 выездных сотрудников стоит ₺790 в месяц, пакет «Профессиональный» до 10 сотрудников — ₺1 790 в месяц (без НДС); для более крупных команд стоимость пакета «Корпоративный» определяется по запросу. При оплате за год 2 месяца в подарок. Подробнее: пакеты Sahabulut.
Мобильное приложение скоро появится. Сейчас выездные сотрудники работают с панелью в браузере телефона: начинают визиты, добавляют фото и работают с наряд-заказами прямо с телефона.
Частые вопросы
Законно ли отслеживать местоположение выездных сотрудников?
Местоположение сотрудника — персональные данные: нужна понятная цель, информирование сотрудника и соразмерность. Фиксировать местоположение только в момент визита — более соразмерный подход, чем постоянное наблюдение. Для вашей ситуации получите консультацию юриста.
Что будет, если сотрудник начнёт визит вдали от адреса?
Визит не блокируется, но помечается. Руководитель отдельно видит помеченные визиты в панели и может открыть на карте точку, где визит был начат.
Могут ли мои клиенты создавать заявки?
Да. В клиентском портале клиент сам создаёт заявки и следит за статусом работ; внутренние заметки вашей компании ему не видны. Эта функция есть в пакетах «Профессиональный» и «Корпоративный».
Каким отраслям подходит?
Компаниям, которые работают в поле или на объектах клиентов: сервисным и обслуживающим, клининговым, охранным, дезинсекционным, а также агентствам.
Есть ли мобильное приложение?
Мобильное приложение скоро появится. Панель работает в браузере телефона, и выездные сотрудники могут выполнять все действия с телефона.