Saha personeli takip programı: iş emri ve GPS ziyaret takibi
Teknik servis, bakım, temizlik, ilaçlama ve güvenlik gibi sahada çalışan firmalarda yöneticinin sorduğu sorular çoğunlukla aynıdır: Ekip bugün nereye gitti? Hangi iş bitti, hangisi bekliyor? Müşterinin talebi kimde kaldı? Saha personeli takip programı bu soruları telefon trafiğine gerek kalmadan cevaplar.
Bu rehberde iş emri ve ziyaret takibinin nasıl kurulacağını, programda nelere bakılacağını ve çalışanların gizliliğini nasıl koruyacağınızı anlatıyoruz.
Saha takibi neyi çözer?
- Kim nerede? Ziyaretin hangi konumda başlatıldığı kaydedilir; müşteri adresinden uzakta başlatılan ziyaret işaretlenir.
- İş ne durumda? Talep, onay, atama, devam ve tamamlandı aşamaları herkes için aynı ekranda görünür.
- Ne yapıldı? Fotoğraf, not ve kontrol listesi yapılan işin kaydı olur; müşteriye bilgi vermek kolaylaşır.
- Kim neyi görsün? Saha personeli yalnızca kendi işlerini, müşteri yalnızca kendi taleplerini görür.
İş emri akışı nasıl kurulur?
İş emri, yapılacak işin tek kaydıdır: hangi müşteri, hangi adres, ne yapılacak, ne zamana kadar ve kim yapacak. İyi kurulmuş bir akış şöyle işler:
- Talep: Müşteri portaldan talep açar ya da ofis telefonla gelen talebi sisteme girer.
- Onay: Yönetici ya da planlamacı talebi onaylar veya gerekçesini yazarak reddeder.
- Atama: İş bir saha personeline atanır; öncelik ve termin girilir.
- Devam: Personel işe başlar, kontrol listesini işaretler, gerekirse yazışmaya not düşer.
- Tamamlandı: İş sonuç ve fotoğraflarla kapanır; müşteri durumu görür.
Ofisin kendi açtığı iş doğrudan onaylı başlayabilir; her işi bütün adımlardan geçirmek zorunda değilsiniz. Önemli olan, işin durumunun telefonda değil sistemde güncellenmesidir.
GPS ile ziyaret kontrolü nasıl çalışır?
Konum kontrollü ziyarette personel ziyareti başlatırken telefonun konumu alınır ve müşterinin kayıtlı adresine olan uzaklık hesaplanır. Belirlediğiniz sınırın (Sahabulut'ta varsayılan 300 metre) dışında başlatılan ya da konumu alınamayan ziyaretler işaretlenir. Yönetici gün sonunda yalnızca işaretli ziyaretlere bakarak kontrolü hızlıca yapar.
Burada önemli bir ayrım var: ziyaret anında konum almak ile personeli gün boyu izlemek aynı şey değildir. Sahabulut konumu yalnızca ziyaret başlatılırken ve personelin izniyle alır, arka planda sürekli konum takibi yapmaz. Bu yaklaşım çalışanların sistemi benimsemesini kolaylaştırır ve kişisel veri işlemeyi ölçülü tutar.
Ofis ile saha arasındaki iletişim
Saha işlerinde en çok zaman kaybettiren şey çoğu zaman işin kendisi değil, iş hakkındaki konuşmadır: adres neydi, müşteri ne istemişti, parça geldi mi, iş bitti mi? Bu konuşmalar telefon ve mesajlaşma uygulamalarında kaldığında hem kaybolur hem de bir sonraki personel aynı soruları yeniden sorar.
İş emrine bağlı yazışma bu sorunu çözer. Planlamacı notunu iş emrine yazar, saha personeli sorusunu aynı yerden sorar, fotoğraf ekler. İç notlar yalnızca firma çalışanlarına görünür; müşteriye açık yazışma ile ekip içi not birbirine karışmaz. Aylar sonra aynı müşteriye gidildiğinde geçmiş işler ve notlar müşteri kartında durur.
Program seçerken kontrol listesi
- Ziyaret konumu müşteri adresiyle karşılaştırılıyor mu, uzaklık sınırı ayarlanabiliyor mu?
- Ziyarete fotoğraf ve not eklenebiliyor mu?
- İş emrinde öncelik, termin ve kontrol listesi var mı?
- Müşteri kendi talebini açıp durumunu izleyebiliyor mu? İç notlar müşteriden gizli kalıyor mu?
- Roller ayrılabiliyor mu: yönetici, planlamacı, saha personeli ve müşteri?
- Müşteri kartına firmanıza özel alanlar (sözleşme numarası, cihaz modeli, bölge gibi) eklenebiliyor mu?
- Telefonda rahat kullanılıyor mu? Saha personeli için en önemli ölçüt budur.
- Fiyat personel sayısına göre nasıl artıyor?
Kurulum: ilk iki hafta
| Zaman | Yapılacak |
|---|---|
| 1. gün | Ekibi ekleyin, rolleri verin, ziyaret için uzaklık sınırını belirleyin. |
| 2. gün | Müşterileri ve adreslerini girin; konumların haritada doğru yerde olduğunu kontrol edin. |
| 3. gün | Sık yapılan işlerin kontrol maddelerini yazılı hâle getirin; iş emri açarken bunları kullanacaksınız. |
| 4. ve 5. gün | İki üç personelle deneyin, geri bildirim alın. |
| 2. hafta | Tüm ekibe açın; müşteri portalını önemli müşterilerinizle başlatın. |
Saha takip programının maliyeti
Saha takip programları genellikle personel sayısına göre aylık ücretlendirilir. Sahabulut'ta 3 saha personeline kadar Başlangıç paketi aylık ₺790, 10 personele kadar Profesyonel paket aylık ₺1.790 (KDV hariç); daha büyük ekipler için Kurumsal paket teklifle belirlenir. Yıllık ödemede 2 ay ücretsizdir. Ayrıntılar: Sahabulut paketleri.
Mobil uygulama yakında. Bugün saha personeli paneli telefonun tarayıcısından kullanır; ziyaret başlatma, fotoğraf ekleme ve iş emri işlemleri telefondan yapılır.
Sık sorulan sorular
Saha personelinin konumunu takip etmek yasal mı?
Çalışanın konumu kişisel veridir; amacın belli olması, çalışanın bilgilendirilmesi ve ölçülü olunması gerekir. Konumu yalnızca ziyaret anında almak, sürekli izlemeye göre daha ölçülü bir yöntemdir. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Personel adresten uzakta ziyaret başlatırsa ne olur?
Ziyaret engellenmez ama işaretlenir. Yönetici işaretli ziyaretleri panelde ayrıca görür ve ziyaretin başlatıldığı noktayı haritada açabilir.
Müşterilerim talep açabilir mi?
Evet. Müşteri portalında müşteri kendi adına talep açar ve işin durumunu izler; firmanızın iç notlarını göremez. Bu özellik Profesyonel ve Kurumsal paketlerde var.
Hangi sektörlere uygun?
Teknik servis, bakım, temizlik, güvenlik, ilaçlama ve ajans gibi sahada ya da müşteri yerinde iş yapan firmalara.
Mobil uygulama var mı?
Mobil uygulama yakında. Panel telefonda tarayıcıdan çalışır; saha personeli bütün işlemlerini telefondan yapabilir.