Terepi csapatok követése: munkalapok és GPS-es látogatások
A terepen dolgozó cégeknél – műszaki szerviz, karbantartás, takarítás, kártevőirtás, vagyonvédelem – a vezető kérdései többnyire ugyanazok: hová ment ma a csapat? Melyik munka készült el, és melyik vár még? Kinél akadt el az ügyfél kérése? A terepi munkatárs-követő program telefonálgatás nélkül válaszol ezekre a kérdésekre.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogyan alakítsa ki a munkalapok és a látogatások követését, mire figyeljen a programban, és hogyan óvja meg munkatársai magánszféráját.
Mit old meg a terepi követés?
- Ki hol van? A rendszer rögzíti, hol indult a látogatás; az ügyfél címétől távol indított látogatást megjelöli.
- Hol tart a munka? Az igény, jóváhagyás, kiosztás, folyamatban és kész szakasz mindenki számára ugyanazon a képernyőn látszik.
- Mi történt? A fotó, a megjegyzés és az ellenőrzőlista az elvégzett munka dokumentációja lesz; könnyebb tájékoztatni az ügyfelet.
- Ki mit lásson? A terepi munkatárs csak a saját munkáit, az ügyfél csak a saját igényeit látja.
Hogyan alakítsa ki a munkalap-folyamatot?
A munkalap az elvégzendő munka egyetlen nyilvántartása: melyik ügyfél, melyik cím, mit kell elvégezni, mikorra és ki végzi. Egy jól kialakított folyamat így működik:
- Igény: az ügyfél a portálon jelent be igényt, vagy az iroda rögzíti a telefonon érkezett kérést.
- Jóváhagyás: a vezető vagy a tervező jóváhagyja az igényt, vagy indoklással elutasítja.
- Kiosztás: a munkát egy terepi munkatárshoz rendelik; megadják a prioritást és a határidőt.
- Folyamatban: a munkatárs megkezdi a munkát, kipipálja az ellenőrzőlistát, szükség esetén megjegyzést fűz az üzenetváltáshoz.
- Kész: a munka eredménnyel és fotókkal zárul; az ügyfél látja az állapotot.
Az iroda által nyitott munka azonnal jóváhagyott állapotból indulhat; nem kell minden munkát végigvinni az összes lépésen. A lényeg, hogy a munka állapota ne telefonon, hanem a rendszerben frissüljön.
Hogyan működik a GPS-es látogatásellenőrzés?
Helyszínhez kötött látogatásnál a rendszer a látogatás indításakor lekéri a telefon helyadatát, és kiszámolja a távolságot az ügyfél rögzített címétől. A beállított határon (a Sahabulutban alapértelmezés szerint 300 méter) kívül indított, illetve helyadat nélküli látogatásokat megjelöli. A vezető a nap végén csak a megjelölt látogatásokat nézi át, így gyorsan végez az ellenőrzéssel.
Van itt egy fontos különbség: a helyadat rögzítése a látogatás pillanatában nem ugyanaz, mint a munkatárs egész napos követése. A Sahabulut a helyadatot csak a látogatás indításakor és a munkatárs engedélyével rögzíti, a háttérben nem követ folyamatosan. Ez a megközelítés megkönnyíti, hogy a munkatársak elfogadják a rendszert, és arányos szinten tartja a személyes adatok kezelését.
Kommunikáció az iroda és a terep között
A terepi munkában gyakran nem maga a munka viszi el a legtöbb időt, hanem a róla szóló egyeztetés: mi is volt a cím, mit kért az ügyfél, megérkezett-e az alkatrész, elkészült-e a munka? Ha ezek a beszélgetések telefonon és üzenetküldő alkalmazásokban maradnak, elvesznek, és a következő munkatárs újra felteszi ugyanazokat a kérdéseket.
A munkalaphoz kötött üzenetváltás megoldja ezt a problémát. A tervező a munkalapra írja a megjegyzését, a terepi munkatárs ugyanott kérdez, és fotót csatol. A belső megjegyzéseket csak a cég munkatársai látják; az ügyfél számára látható üzenetek és a csapaton belüli megjegyzések nem keverednek. Ha hónapok múlva újra ugyanahhoz az ügyfélhez mennek, a korábbi munkák és megjegyzések az ügyfélkártyán vannak.
Ellenőrzőlista programválasztáshoz
- Összeveti-e a rendszer a látogatás helyét az ügyfél címével, és állítható-e a távolsági határ?
- Csatolható-e fotó és megjegyzés a látogatáshoz?
- Van-e a munkalapon prioritás, határidő és ellenőrzőlista?
- Be tud-e jelenteni az ügyfél saját maga igényt, és követheti-e az állapotát? Rejtve maradnak-e előle a belső megjegyzések?
- Szétválaszthatók-e a szerepkörök: vezető, tervező, terepi munkatárs és ügyfél?
- Felvehetők-e az ügyfélkártyára cégére szabott mezők (például szerződésszám, készüléktípus, körzet)?
- Kényelmesen használható-e telefonon? A terepi munkatársaknak ez a legfontosabb szempont.
- Hogyan nő az ár a munkatársak számával?
Bevezetés: az első két hét
| Időpont | Teendő |
|---|---|
| 1. nap | Vegye fel a csapatot, ossza ki a szerepköröket, és állítsa be a látogatások távolsági határát. |
| 2. nap | Rögzítse az ügyfeleket és címeiket; ellenőrizze, hogy a helyszínek a térképen a megfelelő helyen vannak-e. |
| 3. nap | Írja le a gyakori munkák ellenőrzőpontjait; ezeket fogja használni munkalapnyitáskor. |
| 4–5. nap | Próbálja ki két-három munkatárssal, és kérjen visszajelzést. |
| 2. hét | Nyissa meg az egész csapatnak; az ügyfélportált a legfontosabb ügyfeleivel indítsa el. |
Mennyibe kerül egy terepi követő program?
A terepi követő programok díja általában a munkatársak számától függő havi díj. A Sahabulutban a legfeljebb 3 terepi munkatársig szóló Start csomag havi ₺790, a legfeljebb 10 munkatársig szóló Profi csomag havi ₺1 790 (ÁFA nélkül); nagyobb csapatoknak a Vállalati csomag ára egyedi ajánlat alapján alakul. Éves fizetésnél 2 hónap ingyenes. Részletek: a Sahabulut csomagjai.
A mobilalkalmazás hamarosan érkezik. Addig a terepi munkatársak a felületet a telefon böngészőjéből használják; a látogatás indítása, a fotók csatolása és a munkalapok kezelése telefonról is megy.
Gyakran ismételt kérdések
Jogszerű a terepi munkatársak helyadatainak követése?
A munkavállaló helyadata személyes adat; világos célra, a munkavállaló tájékoztatására és arányosságra van szükség. A helyadat kizárólag a látogatás pillanatában történő rögzítése arányosabb módszer, mint a folyamatos megfigyelés. Saját helyzetére vonatkozóan kérje ki jogi tanácsadója véleményét.
Mi történik, ha a munkatárs a címtől távol indítja a látogatást?
A rendszer nem tiltja le a látogatást, hanem megjelöli. A vezető a megjelölt látogatásokat külön látja a felületen, és a térképen megnyithatja az indítás helyét.
Bejelenthetnek az ügyfeleim igényt?
Igen. Az ügyfélportálon az ügyfél a saját nevében jelent be igényt és követi a munka állapotát; cége belső megjegyzéseit nem látja. Ez a funkció a Profi és a Vállalati csomagban érhető el.
Mely ágazatoknak való?
Azoknak a cégeknek, amelyek terepen vagy az ügyfélnél dolgoznak: műszaki szerviz, karbantartás, takarítás, vagyonvédelem, kártevőirtás, ügynökségek.
Van mobilalkalmazás?
A mobilalkalmazás hamarosan érkezik. A felület telefonon böngészőből működik; a terepi munkatárs minden műveletét telefonról elvégezheti.