Logiciel de suivi des équipes terrain : ordres d'intervention et visites GPS
Dans les entreprises qui travaillent sur le terrain (SAV, maintenance, nettoyage, désinsectisation, sécurité), le responsable se pose presque toujours les mêmes questions : où l'équipe est-elle allée aujourd'hui ? Quelle intervention est terminée, laquelle attend ? Qui a la demande du client ? Un logiciel de suivi des équipes terrain répond à ces questions sans multiplier les appels.
Dans ce guide, nous expliquons comment mettre en place le suivi des interventions et des visites, ce qu'il faut regarder dans un logiciel et comment préserver la vie privée des salariés.
Que résout le suivi terrain ?
- Qui est où ? Le lieu de démarrage de la visite est enregistré ; une visite démarrée loin de l'adresse du client est signalée.
- Où en est le travail ? Les étapes demande, validation, attribution, en cours et terminé s'affichent sur le même écran pour tous.
- Qu'est-ce qui a été fait ? Photos, notes et check-list gardent la trace du travail effectué ; informer le client devient simple.
- Qui voit quoi ? L'agent terrain ne voit que ses tâches, le client uniquement ses demandes.
Comment organiser le circuit des ordres d'intervention ?
L'ordre d'intervention est la fiche unique du travail à faire : quel client, quelle adresse, quoi faire, pour quand et par qui. Un circuit bien conçu fonctionne ainsi :
- Demande : le client crée une demande sur le portail, ou le bureau saisit une demande reçue par téléphone.
- Validation : le responsable ou le planificateur valide la demande, ou la refuse en indiquant le motif.
- Attribution : l'intervention est attribuée à un agent terrain ; la priorité et l'échéance sont renseignées.
- En cours : l'agent commence, coche la check-list et laisse une note dans les échanges si besoin.
- Terminé : l'intervention est clôturée avec son résultat et ses photos ; le client voit le statut.
Une intervention créée par le bureau peut démarrer directement à l'état validé ; inutile de faire passer chaque tâche par toutes les étapes. L'essentiel est que le statut soit mis à jour dans le système, pas au téléphone.
Comment fonctionne le contrôle des visites par GPS ?
Lors d'une visite géolocalisée, la position du téléphone est relevée au moment où l'agent démarre la visite, et la distance jusqu'à l'adresse enregistrée du client est calculée. Les visites démarrées au-delà de la limite que vous fixez (dans Sahabulut, 300 mètres par défaut) ou dont la position n'a pas pu être relevée sont signalées. En fin de journée, le responsable contrôle rapidement en ne regardant que les visites signalées.
Une distinction importante : relever la position au moment de la visite n'est pas la même chose que suivre l'agent toute la journée. Sahabulut ne relève la position qu'au démarrage d'une visite et avec l'accord de l'agent ; il n'effectue aucun suivi continu en arrière-plan. Cette approche facilite l'adoption du système par les équipes et limite le traitement de données personnelles au strict nécessaire.
La communication entre le bureau et le terrain
Sur le terrain, ce qui fait perdre le plus de temps n'est souvent pas le travail lui-même, mais les échanges à son sujet : quelle était l'adresse, que voulait le client, la pièce est-elle arrivée, l'intervention est-elle terminée ? Quand ces échanges restent dans le téléphone et les messageries, ils se perdent, et l'agent suivant repose les mêmes questions.
Les échanges rattachés à l'ordre d'intervention règlent ce problème. Le planificateur écrit sa note sur l'ordre d'intervention, l'agent pose sa question au même endroit et ajoute des photos. Les notes internes ne sont visibles que par les salariés de l'entreprise ; les échanges ouverts au client et les notes internes ne se mélangent pas. Des mois plus tard, lors d'un retour chez le même client, les interventions passées et les notes sont sur la fiche client.
Check-list pour choisir un logiciel
- La position de la visite est-elle comparée à l'adresse du client, la limite de distance est-elle réglable ?
- Peut-on ajouter photos et notes à une visite ?
- L'ordre d'intervention comporte-t-il priorité, échéance et check-list ?
- Le client peut-il créer sa demande et en suivre le statut ? Les notes internes lui restent-elles cachées ?
- Les rôles sont-ils séparés : administrateur, planificateur, agent terrain et client ?
- Peut-on ajouter à la fiche client des champs propres à votre entreprise (numéro de contrat, modèle d'appareil, secteur, etc.) ?
- Est-il facile à utiliser sur téléphone ? Pour les agents terrain, c'est le critère le plus important.
- Comment le prix évolue-t-il avec le nombre d'agents ?
Mise en place : les deux premières semaines
| Quand | À faire |
|---|---|
| Jour 1 | Ajoutez l'équipe, attribuez les rôles, fixez la limite de distance pour les visites. |
| Jour 2 | Saisissez les clients et leurs adresses ; vérifiez que les positions sont au bon endroit sur la carte. |
| Jour 3 | Rédigez les points de contrôle des interventions courantes ; vous les utiliserez en créant les ordres d'intervention. |
| Jours 4 et 5 | Testez avec deux ou trois agents et recueillez leurs retours. |
| Semaine 2 | Ouvrez à toute l'équipe ; lancez le portail client avec vos clients principaux. |
Le coût d'un logiciel de suivi terrain
Les logiciels de suivi terrain sont généralement facturés au mois selon le nombre d'agents. Dans Sahabulut, la formule Starter coûte ₺790 par mois jusqu'à 3 agents terrain, la formule Professionnel ₺1 790 par mois jusqu'à 10 agents (HT) ; pour les équipes plus grandes, la formule Entreprise est sur devis. En paiement annuel, 2 mois sont offerts. Détails : Formules Sahabulut.
L'application mobile arrive bientôt. Aujourd'hui, les agents terrain utilisent le back-office dans le navigateur du téléphone ; démarrage des visites, ajout de photos et traitement des ordres d'intervention se font depuis le téléphone.
Questions fréquentes
Est-il légal de suivre la position des agents terrain ?
La position d'un salarié est une donnée personnelle ; la finalité doit être définie, le salarié informé et le traitement proportionné. Relever la position uniquement au moment de la visite est plus proportionné qu'un suivi continu. Pour votre situation, demandez l'avis de votre conseil juridique.
Que se passe-t-il si un agent démarre une visite loin de l'adresse ?
La visite n'est pas bloquée, mais signalée. Le responsable voit à part les visites signalées dans le back-office et peut ouvrir sur la carte le point de démarrage de la visite.
Mes clients peuvent-ils créer des demandes ?
Oui. Sur le portail client, le client crée ses propres demandes et suit l'avancement ; il ne voit pas les notes internes de votre entreprise. Cette fonction est incluse dans les formules Professionnel et Entreprise.
Pour quels secteurs ?
Pour les entreprises qui interviennent sur le terrain ou chez le client : SAV, maintenance, nettoyage, sécurité, désinsectisation, agences, etc.
Y a-t-il une application mobile ?
L'application mobile arrive bientôt. Le back-office fonctionne dans le navigateur du téléphone ; les agents terrain peuvent tout faire depuis leur téléphone.