Comment mettre en place un système de prise de rendez-vous en ligne ?
Pour salons de coiffure, instituts de beauté et cliniques
Prendre les rendez-vous par téléphone, c'est interrompre son travail à longueur de journée pour décrocher. Avec un système de prise de rendez-vous en ligne, le client ouvre la page de réservation de l'établissement, choisit la prestation et le professionnel, puis réserve l'un des créneaux réellement libres. Le rendez-vous s'inscrit tout seul dans l'agenda, et le client reçoit une confirmation et un rappel.
Ce guide s'adresse aux établissements qui travaillent sur rendez-vous : coiffeurs, barbiers, instituts de beauté, cliniques, diététiciens, kinésithérapeutes. Nous détaillons les étapes de mise en place, les questions à poser pour choisir un système et les moyens de réduire les absences.
Qu'apporte un système de rendez-vous en ligne ?
- Des réservations à toute heure : le client peut réserver même la nuit ; pas besoin que le téléphone soit allumé.
- Un agenda sans conflit : jamais deux rendez-vous sur le même créneau pour le même collaborateur.
- Moins d'oublis : le rappel limite les oublis ; vous voyez les absences sur la fiche client.
- Historique client : qui a fait quelle prestation, et quand, avec les notes, au même endroit.
- Organisation de l'équipe : chaque collaborateur voit son agenda, l'accueil gère tout le salon.
Les étapes de mise en place
- Listez vos prestations. Notez la durée et le prix de chaque prestation : coupe, brushing, coloration, soin du visage, consultation de contrôle, etc. Pour les prestations longues comme la coloration, indiquez la durée réelle ; une durée trop courte surcharge l'agenda.
- Prévoyez un temps tampon. Si un temps de nettoyage ou de préparation est nécessaire entre deux rendez-vous, ajoutez-le à la prestation ; le système ne le proposera pas au rendez-vous suivant.
- Saisissez l'équipe et les horaires. Définissez les horaires hebdomadaires, la pause déjeuner et les jours de congé de chaque collaborateur. Ajoutez aussi les jours de fermeture de l'établissement, comme les jours fériés.
- Définissez qui fait quoi. Le client ne voit que les personnes qui proposent la prestation choisie. Avec l'option « Peu importe », il peut réserver auprès du collaborateur disponible à cette heure.
- Choisissez vos règles. Combien d'heures à l'avance au minimum peut-on réserver, jusqu'à combien de jours l'agenda est-il ouvert, jusqu'à quand le client peut-il annuler ? Les rendez-vous sont-ils confirmés automatiquement ou par vous ?
- Partagez votre lien de réservation. Ajoutez le lien à votre profil Instagram, à votre fiche d'établissement Google et à vos messages WhatsApp ; affichez le QR code en vitrine et à la caisse.
- Surveillez la première semaine. Ajustez les durées des prestations et les pauses selon le déroulé réel.
Les critères de choix d'un système
| Critère | Question à poser |
|---|---|
| Vrais créneaux libres | Horaires, pauses, congés et durées des prestations sont-ils pris en compte ensemble ? |
| Pas de double réservation | Que se passe-t-il si deux clients choisissent le même créneau en même temps ? |
| Choix du collaborateur | Le client peut-il choisir un collaborateur ? L'option « Peu importe » existe-t-elle ? |
| Rappels | Le rappel part-il par e-mail ou par SMS ? Lequel est inclus dans la formule ? |
| Autonomie du client | Le client peut-il annuler lui-même son rendez-vous et en choisir un autre ? |
| Rôles | Y a-t-il des droits distincts pour l'accueil et les collaborateurs ? |
| Prépaiement | Peut-on encaisser un acompte ? Si c'est indispensable pour vous, posez la question d'emblée. |
| Prix | Le prix augmente-t-il avec le nombre de collaborateurs ? Le nombre de rendez-vous est-il limité ? |
En toute transparence : aujourd'hui, Randevubulut envoie les confirmations et rappels par e-mail. Le rappel par SMS et le prépaiement (acompte) ne sont pas encore disponibles ; ils figurent dans la feuille de route. Si l'acompte est indispensable pour vous, décidez en connaissance de cause.
Où partager votre lien de réservation ?
Un système de rendez-vous en ligne n'est utile que si le client trouve le lien. Placez-le partout où l'on vous cherche :
- Instagram : dans le champ lien du profil et dans les stories à la une.
- Fiche d'établissement Google : indiquez votre page de réservation dans le champ rendez-vous ou site web ; le client qui vous trouve sur la carte peut réserver directement.
- WhatsApp : envoyez le lien au client qui demande un rendez-vous ; dans WhatsApp Business, vous pouvez l'enregistrer comme réponse rapide.
- Vitrine et caisse : affichez l'affiche avec QR code sur la porte et à la caisse ; le passant ou le client qui veut réserver la prochaine visite en partant scanne le code.
- Cartes de visite et tickets : faites imprimer l'adresse courte sur vos cartes de visite.
Les premières semaines, une partie des clients continuera d'appeler. Utilisez le même agenda pour les rendez-vous pris par téléphone ; le créneau apparaîtra automatiquement comme occupé sur la page en ligne.
Pour réduire les absences
- Envoyez un rappel avant le rendez-vous ; Randevubulut l'envoie automatiquement, au délai que vous fixez.
- Donnez au client un moyen simple d'annuler son rendez-vous. Le créneau annulé redevient disponible pour un autre client.
- Indiquez clairement le délai d'annulation, par exemple jusqu'à 3 heures avant le rendez-vous.
- Suivez sur la fiche client ceux qui manquent souvent leurs rendez-vous et, si besoin, confirmez par téléphone.
- Indiquez votre adresse et l'itinéraire dans le message de confirmation.
Le coût d'un système de rendez-vous en ligne
Les logiciels de prise de rendez-vous sont le plus souvent facturés au mois ou à l'année selon le nombre de collaborateurs. Pour comparer, vérifiez si le nombre de rendez-vous est limité, si les SMS sont facturés en supplément et comment les données clients sont conservées conformément à la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles).
Randevubulut fonctionne en paiement annuel unique : ₺790 pour les indépendants, ₺1 990 jusqu'à 5 collaborateurs, ₺3 990 pour un nombre illimité de collaborateurs (par an, HT). Le nombre de rendez-vous est illimité. Détails : Formules Randevubulut.
Questions fréquentes
Le client doit-il télécharger une application ?
Non. La page de réservation s'ouvre dans le navigateur du téléphone ; le client saisit son nom, son téléphone et son e-mail, puis réserve.
Deux rendez-vous peuvent-ils tomber sur le même créneau ?
Pas avec Randevubulut. Les créneaux libres sont calculés selon les horaires, pauses, congés et durées des prestations ; même si deux personnes choisissent le même créneau au même moment, une seule réservation est enregistrée.
Le client peut-il annuler son rendez-vous ?
Oui. Il ouvre son rendez-vous via le lien de l'e-mail de confirmation, ou avec son code de rendez-vous et son numéro de téléphone ; si le délai d'annulation fixé par l'établissement n'est pas dépassé, il l'annule ou le déplace.
Comment les rappels sont-ils envoyés ?
Les e-mails de confirmation, de modification et de rappel partent automatiquement ; le client peut ajouter le rendez-vous à l'agenda de son téléphone. Le rappel par SMS est prévu dans la feuille de route.
Je travaille seul, est-ce utile pour moi ?
Oui. La formule Solo est conçue pour un agenda unique ; vous n'avez plus à interrompre votre travail pour prendre un rendez-vous.